Cómo conciliar el extracto de Bancolombia con el auxiliar de Siigo, paso a paso

Tienes el extracto de Bancolombia en Excel y el auxiliar de bancos exportado de Siigo. Ahora toca lo que de verdad consume tiempo en el cierre: cruzarlos línea por línea, encontrar lo que no cuadra y dejar una conciliación que puedas firmar. Este es un método ordenado para hacerlo en Excel, pensado para que el mes siguiente te tome menos.

Si todavía te falta alguno de los dos archivos, empieza por descargar el extracto de Bancolombia en Excel y exportar el auxiliar de bancos de Siigo Nube.

Lo que necesitas antes de empezar

• El extracto del mes de la cuenta, en XLS.
• El auxiliar de esa misma cuenta en Siigo, para el mismo periodo, sin incluir el cierre.
• La conciliación del mes anterior, con sus partidas pendientes (cheques sin cobrar, consignaciones en tránsito). Son lo primero que vas a cruzar.

Paso 1: comprueba que cada archivo esté completo

Antes de emparejar nada, verifica que no te falten movimientos. En cada archivo:

• Extracto: saldo anterior + abonos (créditos del banco) − cargos (débitos del banco) = saldo final.
• Auxiliar: saldo inicial + débitos − créditos = saldo final.

Si alguna de las dos cuentas no da, el problema está en el archivo (filas que no se copiaron, un subtotal que quedó dentro del rango, números guardados como texto), no en la conciliación. Corrígelo ahora: más adelante es mucho más difícil de encontrar.

Paso 2: lleva los dos archivos al mismo formato

Crea un libro de trabajo con dos hojas, Banco y Libros, y en cada una deja solo estas columnas:

• Fecha
• Descripción (el texto del banco o el detalle del comprobante)
• Referencia (número de cheque, documento, comprobante)
• Valor, con signo desde el punto de vista de la empresa: positivo lo que entra, negativo lo que sale.

La columna de valor es la clave. El banco y la contabilidad ven los movimientos al revés: una consignación es un crédito en el extracto y un débito en el auxiliar de bancos. Si en ambas hojas conviertes todo a "entra positivo, sale negativo", un mismo movimiento tendrá el mismo valor en las dos y podrás compararlos directamente.

• En Banco: abonos en positivo, cargos en negativo.
• En Libros: débito − crédito.

Añade una columna Estado vacía en las dos hojas. Ahí marcarás cada línea como emparejada o no.

Paso 3: cruza primero las partidas pendientes del mes anterior

Toma la lista de partidas pendientes de la conciliación anterior y búscalas en el extracto de este mes:

• Los cheques pendientes de cobro que el beneficiario cobró este mes aparecen como cargos en el extracto. Márcalos.
• Las consignaciones en tránsito que el banco abonó en los primeros días del mes aparecen como abonos. Márcalas.

Lo que siga sin aparecer se arrastra otra vez como partida pendiente. Si un cheque lleva varios meses sin cobrarse, no lo dejes arrastrando indefinidamente: averigua con el cliente qué pasó con él y define su tratamiento contable.

Paso 4: empareja por valor, fecha y referencia

Para los movimientos del mes, empareja en este orden:

1. Valor exacto. Es el criterio más fuerte. La mayoría de los movimientos se emparejan aquí.
2. Fecha cercana. Un pago registrado en libros el 30 puede aparecer en el banco el 1 del mes siguiente, o una transferencia de un viernes el lunes. Acepta unos pocos días de diferencia, no semanas.
3. Referencia. Cuando hay varios movimientos con el mismo valor (nóminas, cuotas iguales, pagos repetidos a un proveedor), la referencia o el número de cheque decide cuál va con cuál.

El truco de Excel que evita el error más común: BUSCARV siempre devuelve la primera coincidencia. Si hay tres pagos de $1.200.000 en el mes, los tres encontrarán el mismo registro en la otra hoja y el cruce parecerá completo cuando no lo está. Para evitarlo, crea en cada hoja una clave que numere las repeticiones de cada valor:

=D2&"-"&CONTAR.SI($D$2:D2;D2)

Con el valor en la columna D, el primer pago de $1.200.000 queda como 1200000-1, el segundo como 1200000-2, y así. Busca esa clave en la otra hoja con BUSCARV o COINCIDIR y cada movimiento encontrará como máximo una pareja. (Según la configuración regional de tu Excel, el separador de argumentos puede ser coma en lugar de punto y coma.)

Revisa a mano los emparejamientos cuyas fechas estén muy separadas: dos valores iguales no siempre son el mismo movimiento.

Paso 5: los casos que no se emparejan uno a uno

Hay movimientos que no tienen una pareja exacta, y son los que más tiempo consumen:

• Pagos agrupados. El cliente hizo una sola transferencia por tres facturas, pero en libros hay tres registros (o al revés). Busca combinaciones cuya suma dé el valor del banco.
• GMF (4x1000). El banco lo cobra movimiento por movimiento, en muchas líneas pequeñas; en contabilidad a veces se registra un solo valor mensual. Suma las líneas de GMF del extracto y compáralas con el registro global.
• Comisiones e IVA. Suelen venir en líneas separadas; en libros pueden estar juntas.
• Consignaciones sin identificar. Un abono en el banco que nadie registró porque no se sabe de qué cliente es.

Paso 6: clasifica lo que quedó sin pareja

Todo lo que no se emparejó cae en uno de dos grupos, y la diferencia importa porque define si haces un ajuste contable o no:

Está en el extracto pero no en libros. Son movimientos que el banco ya hizo y la contabilidad no conoce: notas débito (comisiones, cuota de manejo, GMF, chequeras), notas crédito (intereses, abonos de clientes no registrados). Estos sí se registran en libros con un comprobante de ajuste.

Está en libros pero no en el extracto. Son movimientos que la empresa registró y el banco todavía no refleja: cheques girados que no se han cobrado, consignaciones hechas al cierre que el banco abona al día siguiente. Estos no se ajustan: se dejan como partidas conciliatorias y se verifican en el extracto del mes siguiente.

Y un tercer caso: errores. Un valor digitado mal en libros (un pago de $870.000 registrado como $780.000) se corrige en libros. Si el error es del banco, se reclama al banco y queda como partida conciliatoria hasta que lo corrija.

Paso 7: arma el formato y verifica que cuadre

Con las partidas clasificadas, la conciliación tiene que llegar al mismo saldo por los dos lados:

• Saldo según extracto + consignaciones en tránsito − cheques pendientes de cobro ± errores del banco = saldo conciliado.
• Saldo según libros − notas débito no registradas + notas crédito no registradas ± errores en libros = saldo conciliado.

Si los dos resultados no son iguales, hay una partida mal clasificada o una pareja equivocada. No cierres con una diferencia "por redondeo" sin saber de dónde sale. En el ejemplo resuelto de partidas conciliatorias está el formato completo con números que cuadran, incluidos los asientos de ajuste.

Paso 8: registra los ajustes en Siigo y guarda el soporte

Contabiliza en Siigo las partidas del primer grupo (notas débito, notas crédito y errores en libros) con un comprobante contable, dentro del periodo que estás conciliando. Después vuelve a exportar el auxiliar: su saldo final tiene que ser igual al saldo conciliado.

Para el archivo del cliente, o para el revisor fiscal, guarda juntos:

• el extracto del banco,
• el auxiliar antes y después de los ajustes,
• tu hoja de cruce,
• y el formato de conciliación con la lista de partidas pendientes, que es tu punto de partida del mes siguiente.

Cómo hacerlo más rápido el mes siguiente

Guarda el libro de trabajo como plantilla: las mismas hojas, las mismas columnas, las mismas fórmulas. El mes siguiente solo pegas los datos nuevos. Y pide a quien registra los pagos que anote en Siigo el número de cheque o de transferencia en el detalle del comprobante: la referencia es lo que más ahorra tiempo cuando dos movimientos tienen el mismo valor.