Cómo descargar el extracto de Bancolombia en Excel desde la Sucursal Virtual Empresas

Cada cierre de mes empieza igual: pedirle al cliente el extracto del banco o entrar tú mismo a la sucursal virtual a descargarlo. Si el cliente tiene cuenta empresarial en Bancolombia, puedes bajar el archivo en Excel (XLS) y ahorrarte transcribir un PDF. Esta guía explica dónde está cada opción, qué diferencia hay entre el extracto y los movimientos, y qué revisar en el archivo antes de conciliar.

Una aclaración antes de empezar: Bancolombia está pasando a sus clientes de la Sucursal Virtual Empresas (SVE) a la Sucursal Virtual Negocios (SVN), que según el propio banco integra "los canales Pymes, Empresas y filiales del exterior en un solo lugar". Algunos clientes todavía entran por la SVE y otros ya migraron, así que abajo están las dos rutas. Los nombres de los menús vienen del centro de ayuda de Bancolombia a septiembre de 2026; el banco los cambia de vez en cuando, así que el nombre exacto de un botón puede variar en tu pantalla.

Extracto o movimientos: cuál necesitas

Son dos cosas distintas y conviene saber cuál pides:

• El extracto es el documento mensual oficial y cerrado de la cuenta, con saldo anterior, movimientos del mes y saldo final. Es el que respalda la conciliación del cierre, el que archivas como soporte y el que te pediría un revisor fiscal.
• Los movimientos son la consulta viva de la cuenta, por rango de fechas. Sirven para adelantar trabajo a mitad de mes o para revisar un día puntual, pero no reemplazan al extracto como soporte del cierre.

Para la conciliación mensual, lo normal es trabajar con el extracto del mes. Si el extracto todavía no está disponible (los de cuentas de depósito se generan en los primeros días hábiles del mes siguiente), puedes adelantar con los movimientos y cerrar después contra el extracto.

Opción 1: extracto en la Sucursal Virtual Empresas (SVE)

Según el centro de ayuda de Bancolombia, el proceso en la SVE es este:

1. Entra a la Sucursal Virtual Empresas con el NIT, el usuario y la contraseña de la empresa.
2. En el menú, ve a Consultas y luego a Extractos.
3. Escoge el tipo de producto. Para conciliar bancos te interesa Cuentas depósito (ahorros y corriente); también hay extractos de tarjetas de crédito y de fondos de inversión colectiva.
4. Marca el extracto o los extractos que necesitas y pulsa Generar extractos.
5. Elige el formato .xls (la otra opción es .pdf) y pulsa Generar.
6. El banco entrega un archivo .zip, que queda disponible para descarga durante 2 horas. Descárgalo y descomprímelo.

Bancolombia indica que en la SVE puedes consultar extractos de cuentas de depósito de hasta 2 años atrás. Si necesitas meses más antiguos, por ejemplo para una conciliación atrasada que te pide una auditoría, tendrás que solicitarlos al banco por otro canal.

Un detalle práctico: como el .zip vence a las 2 horas, genera los extractos de todos los meses que necesites en una sola sesión y guárdalos de una vez en la carpeta del cliente, con un nombre que diga cuenta y periodo (por ejemplo, 2026-08 cuenta corriente 1234).

Opción 2: extracto en la Sucursal Virtual Negocios (SVN)

Si el cliente ya migró a la SVN, la ruta que documenta Bancolombia es:

1. En el menú izquierdo, entra a Reportes y archivos.
2. En la sección Consulta y solicitud, elige Extractos.
3. Selecciona el tipo de producto (cuentas de depósito).
4. En los tres puntos (⋮) del extracto que quieres, elige Ver extracto o Descargar.
5. Escoge el formato: la SVN ofrece PDF y XLS. Para conciliar, descarga el XLS.

El banco indica que los extractos de cuentas de depósito quedan disponibles hacia el quinto día hábil del mes y se acumulan hasta dos años. Si el cierre te aprieta antes de esa fecha, usa los movimientos (siguiente sección) y luego compara con el extracto.

Para pasar de la SVE a la SVN, Bancolombia explica que se entra a la SVN con el NIT sin dígito de verificación, el usuario y la contraseña de la SVE y la clave del token actual, y que el usuario principal debe configurar el canal y habilitar a los demás usuarios. Si eres el contador externo y entras con un usuario secundario, puede que tengas que pedirle al usuario principal del cliente que te habilite el acceso a consultas.

Opción 3: movimientos por rango de fechas

Cuando necesitas los movimientos de un periodo que no coincide con el mes, o el extracto aún no sale:

En la SVN, según el centro de ayuda:

1. En el menú izquierdo, entra a Productos y, en la sección de saldos y movimientos, a Cuentas depósito.
2. En los tres puntos de la cuenta, elige Ver detalle y movimientos.
3. Arriba a la derecha, en Acciones de esta cuenta, pulsa Movimientos.
4. Elige el rango de fechas, el tipo de transacción y el formato, y pulsa Descargar.

La página de Bancolombia no enumera los formatos disponibles en esa descarga, así que revisa en tu pantalla si aparece Excel. La SVN también ofrece un informe consolidado con saldo inicial, saldo final y movimientos diarios, disponible desde el tercer día hábil del mes.

En la SVE, la consulta de movimientos (menú Consultas o Depósitos, luego Saldos consolidados y Depósitos) muestra solo el mes actual y el anterior, y el centro de ayuda no describe una opción para exportarlos a archivo. Para periodos cerrados, en la SVE es más práctico descargar el extracto.

Antes de conciliar: revisa el archivo

Un XLS descargado del banco casi nunca está listo para cruzarlo tal cual. Antes de ponerte a emparejar, dedica dos minutos a esto:

1. Encabezados. Es normal que las primeras filas traigan datos de la cuenta (titular, número, periodo) y que la tabla de movimientos empiece más abajo. Identifica la fila donde empiezan las columnas de verdad.
2. Saldos. Anota el saldo anterior y el saldo final del extracto. Son los dos números que vas a usar para verificar que no te falta ningún movimiento: saldo anterior + entradas − salidas tiene que dar el saldo final.
3. Signos. Mira cómo vienen los débitos y los créditos: en una sola columna de valor con signo, o en dos columnas separadas. Tu auxiliar contable seguramente los trae en columnas de débito y crédito, y al cruzar tienes que invertir el punto de vista: una consignación es un crédito en el extracto (abono del banco) y un débito en tu auxiliar de bancos.
4. Números y fechas como texto. Si al sumar una columna Excel da cero, los valores están como texto. Pasa lo mismo con fechas que no ordenan bien. Suele deberse a la configuración regional (punto o coma decimal); conviértelos antes de cruzar.
5. Cargos pequeños. Los cobros del GMF (4x1000), las comisiones y la cuota de manejo aparecen como líneas pequeñas y numerosas. No las borres: son partidas que casi seguro no están en libros y van a salir en la conciliación.

No te dejamos aquí una lista cerrada de las columnas del archivo porque Bancolombia no la publica y puede variar entre la SVE, la SVN y el tipo de cuenta. Ábrelo y ubica, como mínimo, fecha, descripción, referencia o documento, valor y saldo.

¿Y si el cliente solo te manda el PDF?

Pasa mucho: el cliente descarga el extracto en PDF porque es la opción que ve primero. Tienes tres salidas:

• Pedirle que lo descargue de nuevo en XLS siguiendo esta guía. Es lo más limpio.
• Pedirle acceso de consulta a la sucursal virtual para descargarlo tú.
• Transcribir o convertir el PDF, que es lento y propenso a errores. Si lo haces, cuadra siempre saldo anterior, entradas, salidas y saldo final antes de conciliar.

Siguiente paso: el auxiliar de bancos

Con el extracto en Excel tienes la mitad del cruce. La otra mitad es el auxiliar de la cuenta de bancos en tu programa contable. Si llevas al cliente en Siigo Nube, sigue la guía para exportar el auxiliar de bancos de Siigo Nube a Excel, y luego la de conciliar el extracto de Bancolombia con el auxiliar de Siigo. Si lo que te cuesta es clasificar lo que no cuadra, mira el ejemplo resuelto de partidas conciliatorias.