Partidas conciliatorias: ejemplo resuelto con cheques, consignaciones en tránsito, notas y GMF

La teoría de las partidas conciliatorias cabe en un párrafo; lo difícil es aplicarla a un mes real con quince líneas que no cuadran. Por eso este artículo va directo a un ejemplo resuelto, con números que cuadran de principio a fin: la conciliación, la explicación de cada partida y los asientos de ajuste.

Los datos son inventados para el ejemplo. Los códigos de cuenta siguen el PUC para comerciantes (Decreto 2650 de 1993); si tu cliente usa un plan de cuentas propio bajo NIIF, adapta los códigos, no la lógica.

La regla que decide todo

Toda partida que no cuadra cae en uno de dos grupos:

• Está en el extracto pero no en libros: el banco ya hizo el movimiento y la contabilidad no lo sabe. Comisiones, cuota de manejo, GMF, intereses, un abono de un cliente que nadie registró. Estas partidas se contabilizan en libros con un ajuste.
• Está en libros pero no en el extracto: la empresa ya registró el movimiento y el banco todavía no lo refleja. Cheques girados que el beneficiario no ha cobrado, consignaciones hechas el último día que el banco abona al día siguiente. Estas partidas no se ajustan: se dejan como conciliatorias y se verifican en el extracto siguiente.

Los errores son aparte: si el error está en libros, se corrige en libros; si está en el banco, se reclama y queda como partida conciliatoria hasta que el banco lo corrija.

Los datos del ejemplo

Comercializadora Ejemplo S.A.S. tiene una cuenta corriente en moneda nacional, contabilizada en la 111005. Al 31 de agosto de 2026:

• Saldo según extracto: $21.734.800
• Saldo según libros (auxiliar de la cuenta): $19.280.350
• Diferencia: $2.454.450

Después de cruzar el extracto con el auxiliar, quedaron sin pareja estas partidas:

1. Cheque 1045 a un proveedor por $3.200.000, girado y registrado el 27 de agosto. No aparece en el extracto.
2. Cheque 1048 por $1.150.000, girado y registrado el 30 de agosto. Tampoco aparece.
3. Consignación de $2.800.000 hecha y registrada el 31 de agosto. El banco la abonó el 1 de septiembre.
4. Comisión bancaria de $45.000 y su IVA de $8.550 (19 %), cobrados en el extracto y no registrados en libros.
5. GMF (4x1000) por $152.000 cobrado durante el mes: el extracto lo muestra en muchas líneas pequeñas que suman ese valor, calculadas sobre $38.000.000 de retiros y pagos gravados. No está registrado en libros.
6. Transferencia de un cliente por $1.200.000 abonada en el extracto el 22 de agosto. Nadie la registró.
7. Error en libros: un pago a un proveedor por $870.000, que el banco debitó correctamente, se registró en Siigo por $780.000. Faltan $90.000 en libros.

Clasificación de cada partida

• Cheques 1045 y 1048: en libros, no en el extracto. Son cheques pendientes de cobro. No se ajustan: el saldo del extracto es mayor que el real porque el banco todavía no ha pagado esos cheques, así que en la conciliación se restan del saldo del extracto.
• Consignación del 31 de agosto: en libros, no en el extracto. Es una consignación en tránsito. No se ajusta y se suma al saldo del extracto.
• Comisión e IVA: en el extracto, no en libros. Son notas débito. Se ajustan en libros y restan del saldo en libros.
• GMF: también nota débito. Se ajusta y resta.
• Transferencia del cliente: en el extracto, no en libros. Es una nota crédito (un abono no registrado). Se ajusta y suma al saldo en libros.
• Pago registrado por menos: error en libros. Se corrige y resta $90.000 del saldo en libros.

La conciliación

Por el lado del banco:

Por el lado de libros:

Los dos lados llegan a $20.184.800. Ese es el saldo real de la cuenta al cierre, y es el que debe quedar en libros después de los ajustes.

Una forma rápida de comprobarlo: la diferencia inicial de $2.454.450 tiene que explicarse completa con las partidas. Cheques ($4.350.000) − consignación en tránsito ($2.800.000) − notas débito ($205.550) + nota crédito ($1.200.000) − error ($90.000) = $2.454.450. Si en tu conciliación esa cuenta no da exacto, hay una partida mal clasificada o con el signo al revés.

Los asientos de ajuste

Solo se contabilizan las partidas del lado de libros. Los cheques pendientes y la consignación en tránsito no llevan asiento.

1. Comisión bancaria e IVA. Para simplificar, el ejemplo lleva el IVA como mayor valor del gasto. Si la empresa es responsable de IVA y cumple los requisitos para descontarlo, llévalo a la cuenta de IVA descontable de tu plan.

2. GMF. Aquí hay dos criterios en la práctica. Gerencie y otras fuentes lo tratan como un impuesto (cuenta 5115, en la subcuenta que definas para el GMF); otros contadores lo llevan a gastos financieros (5305). Escoge uno como política y aplícalo igual todos los meses. En el ejemplo va a la 5115:

Recuerda que, según el artículo 115 del Estatuto Tributario, es deducible en renta el 50 % del GMF efectivamente pagado y certificado por el banco. Guarda el certificado.

3. Transferencia del cliente. Si sabes de qué cliente es, se abona a su cartera:

Si no sabes de quién es, no la dejes sin registrar: llévala a una cuenta transitoria de partidas por identificar según la política del cliente, y reclasifícala cuando aparezca el soporte.

4. Corrección del pago al proveedor. En libros se registró $780.000 y el banco pagó $870.000:

Con los cuatro asientos, el saldo en libros pasa de $19.280.350 a $20.184.800, igual al saldo conciliado.

Un caso que no está en el ejemplo: intereses con retención

Si la cuenta paga intereses, el banco suele abonar el valor neto de retención en la fuente. La tabla de retención de 2026 publicada por Gerencie muestra una tarifa del 7 % para intereses o rendimientos financieros. Con intereses brutos de $20.000, la retención sería de $1.400 y el abono en el extracto, de $18.600:

Confirma la tarifa vigente y el valor bruto en el certificado del banco antes de contabilizar.

¿Qué pasa el mes siguiente?

En la conciliación de septiembre, lo primero es buscar en el extracto las tres partidas que quedaron pendientes: los dos cheques y la consignación. La consignación debería aparecer el 1 de septiembre. Los cheques aparecerán cuando los proveedores los cobren.

Si un cheque pasa varios meses sin cobrarse, no lo arrastres indefinidamente. Hay distintos criterios sobre su tratamiento: Actualícese propone reclasificarlo dentro del pasivo, y el CTCP, en su Concepto 34 de 2022, indica que los cheques girados no cobrados se presentan como cuentas por pagar. Define el criterio en la política contable del cliente y aplícalo con soporte.

Resumen

• En libros y no en el extracto: cheques pendientes y consignaciones en tránsito. Sin asiento; se esperan.
• En el extracto y no en libros: notas débito y crédito. Con asiento.
• Errores: se corrigen donde están.
• La conciliación cuadra cuando los dos lados llegan al mismo saldo y la diferencia inicial queda explicada completa.

Para llegar hasta aquí primero hay que emparejar el extracto con el auxiliar. Si ese paso es el que te consume el cierre, mira cómo conciliar el extracto de Bancolombia con el auxiliar de Siigo paso a paso.